În mediul de afaceri dinamic de astăzi, menținerea informațiilor corecte și actualizate ale firmei tale este esențială pentru a asigura conformitatea cu legislația în vigoare și pentru a evita eventualele sancțiuni. Oficiul Național al Registrului Comerțului joacă un rol crucial în acest proces, fiind autoritatea care gestionează datele oficiale ale entităților juridice. 

Actualizarea informațiilor nu este doar o obligație legală, ci și o modalitate de a menține transparența și încrederea în relațiile cu partenerii de afaceri, clienții și autoritățile. În acest articol, vom analiza motivele pentru care trebuie să îți actualizezi datele la Registrul Comerțului și importanța acestui proces.

Indiferent de forma juridică a afacerii tale  – SRL, SA sau PFA – din acest articol vei afla toate informațiile necesare pentru a naviga cu succes prin procedurile birocratice și pentru a te asigura că afacerea ta este mereu în conformitate cu legislația actuală.

Ce se întâmplă dacă nu îți actualizezi schimbările intervenite la Registrul Comerțului?

Pentru a evita blocajele atunci când vrei să accesezi un credit sau oportunitate este esențial  să ai situația la zi atât pe persoană fizică, cât și pe firma pe care o deții. Astfel, te protejezi împotriva riscurilor de întârziere sau chiar pierdere a unei șanse de investiții sau de dezvoltare.

Motive pentru actualizarea informațiilor firmei tale

Fie că este vorba despre schimbarea cărții de identitate, schimbarea adresei sediului social, modificarea obiectului de activitate sau actualizarea structurii acționariatului, este important să îți actualizezi informațiile firmei tale la zi pentru a fi mereu în legalitate.

1.Schimbarea cărții de identitate a administratorului sau a asociatului/acționarului

Orice modificare (schimbare carte de identitate) intervenită asupra statutului unei persoane fizice, care este implicată într-o entitate juridică, trebuie să fie declarată și la Registrul Comerțului. Instituția emitentă de cărți de identitate nu transmite automat către celelalte instituții publice aceste actualizări. Este important pentru tine ca și antreprenor să actualizezi aceste date și la Registrul Comerțului. 

În cazul în care cartea de identitate este modificată ca urmare a expirării valabilității acesteia sau ca urmare a schimbării stării civile (în cazul căsătoriei sau divorțului), este necesar să actualizezi și documentele afacerii tale pentru a reflecta noile detalii.

Echipa noastră de experți din cadrul Centrului de Afaceri Expert Mind va gestiona cu precizie actualizarea cărții tale de identitate asociată firmei, garantându-ți  că toate informațiile sunt corecte și conforme cu cerințele legale.

2.Schimbarea adresei sediului social

Schimbarea adresei sediului social al unei firme este un proces esențial ce trebuie gestionat cu atenție pentru a asigura conformitatea cu legislația în vigoare. Printre pașii detaliați pe care trebuie să îi urmezi pentru a realiza această modificare se numără:

2.1. Convocarea și hotărârea asociaților/acționarilor

Pentru SRL:

• Convocarea Adunării Generale a Asociaților.
• Redactarea hotărârii adunării generale a asociaților prin care se aprobă schimbarea sediului social.

 

Pentru SA:

• Convocarea Adunării Generale a Acționarilor.
• Redactarea hotărârii adunării generale a acționarilor prin care se aprobă schimbarea sediului social.

2.2. Depunerea documentelor la Oficiul Național al Registrului Comerțului

 Documentele generale includ:

• Cererea de înregistrare: formular tipizat disponibil la Registrul Comerțului sau pe site-ul acestuia.
• Actul constitutiv actualizat în care este inclusă noua adresă a sediului social.
• Hotărârea adunării generale a asociaților/acționarilor privind schimbarea sediului social.
• Dovada dreptului de folosință asupra noului sediu: contract de închiriere, contract de comodat sau act de proprietate, împreună cu extrasul de carte funciară nu mai vechi de 30 de zile.
• Certificat de înregistrare fiscală: copie a certificatului de înregistrare fiscală al firmei.
• Avizul asociaţiei de proprietari privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă dacă se desfășoară activitate la sediu.

 

Depunerea documentelor se poate realiza: la Registrul Comerțului

• Online: poți depune documentele electronic prin portalul online al Registrului Comerțului, folosind semnătura electronică.
• Fizic: documentele pot fi depuse și direct la ghișeul Registrului Comerțului competent teritorial.

2.3. Obținerea avizelor și autorizațiilor

În funcție de activitatea desfășurată, este posibil să fie necesare avize sau autorizații suplimentare de la diverse autorități (sanitare, de mediu, etc.).

2.4. Achitarea taxelor

• Taxe de înregistrare: trebuie achitate taxele aferente modificării sediului social, conform tarifului stabilit de Registrul Comerțului.

2.5. Publicarea în Monitorul Oficial

• După aprobarea modificării de către Registrul Comerțului, hotărârea trebuie publicată în Monitorul Oficial al României.

2.6. Eliberarea Certificatului de Înregistrare Actualizat

• După finalizarea procedurilor, Registrul Comerțului va elibera un certificat de înregistrare actualizat, care include noua adresă a sediului social.

 

Schimbarea adresei sediului social este un proces care necesită o atenție deosebită și respectarea unor pași clari pentru a asigura conformitatea legală și a evita astfel orice complicații juridice sau administrative.

3. Modificarea obiectului de activitate

Când o firmă dorește să își extindă sau să își schimbe domeniul de activitate, este necesar să actualizeze obiectul de activitate înregistrat la Registrul Comerțului. Acest proces implică mai multe etape și necesită depunerea anumitor documente, pașii necesari sunt similari celor pentru orice altă modificare a firmei și includ următoarele::

• Pregătirea documentelor necesare

• Obținerea avizelor și autorizațiilor

 

În funcție de noile activități ale firmei tale, poate fi nevoie să obții anumite avize sau autorizații de la diverse autorități (de exemplu, dacă firma își extinde activitatea în domeniul alimentar, va trebui să obțină avize de la autoritățile sanitare).

• Completarea și depunerea documentelor la Registrul Comerțului în regim online sau fizic
• Achitarea taxelor

• Publicarea în Monitorul Oficial

• Eliberarea Certificatului de Înregistrare actualizat

4.Schimbarea asociaților sau administratorilor

Modificarea asociaților sau administratorilor unei firme este un proces important, în urma căruia trebuie actualizate informațiile la Registrul Comerțului pentru a reflecta noile schimbări în structura acționariatului sau a echipei de management. 

De asemenea, această modificare asigură transparența și conformitatea legală a unei firme. În acest mod vei putea să actualizezi structura acționariatului sau a echipei de management într-un mod eficient și fără probleme juridice sau administrative.

5.Majorarea sau reducerea capitalului social

Schimbarea capitalului social al unei firme, fie că este vorba de majorare sau reducere reprezintă respectarea unor pași bine definiți pentru a asigura conformitatea legală. Realizând acest proces, vei putea să modifici capitalul social al firmei tale într-un mod eficient și  fără a întâmpina dificultăți juridice sau administrative .

5.1. Majorarea Capitalului Social

Modalități de Majorare:

• Aporturi în numerar: sumele de bani aduse de asociați/acționari;
• Aporturi în Natură: bunuri mobile sau imobile aduse ca aport;
• Conversia Datoriilor: transformarea creanțelor în capital social (conversia unei datorii în capital social este procesul prin care un creditor al unei firme își transformă datoria în părți sociale/acțiuni, devenind astfel asociat/acționar al acelei firme)

 

Documente Suplimentare pentru Majorare:

• Raportul de evaluare: pentru aporturile în natură, realizat de un evaluator autorizat;
• Dovada depunerii aporturilor: documente bancare sau alte dovezi privind depunerea aporturilor de capital.

5.2. Reducerea Capitalului Social

Motive pentru reducere:

• Acoperirea pierderilor: reducerea pentru acoperirea pierderilor acumulate;
• Rambursarea către acționari: returnarea unei părți din capitalul social către acționari;
• Simplificarea structurii de capital: reducerea capitalului social pentru a simplifica structura de capital.

 

Procedura Suplimentară pentru reducere:

• Anunț public: anunțul reducerii capitalului social în Monitorul Oficial și, dacă este necesar, într-un ziar de circulație națională;
• Perioadă de opoziție: respectarea termenului legal (30 de zile de la data publicării hotărârii în Monitorul Oficial al României) în care creditorii pot face opoziție la reducerea capitalului social.

 

6.Modificarea denumirii firmei

Schimbarea denumirii unei firme este un proces care implică mai multe etape și necesită depunerea anumitor documente la Oficiul Național al Registrului Comerțului. Iată cum se procedează:

6.1. Verificarea disponibilității și rezervarea denumirii

• Verificarea disponibilității: înainte de a schimba denumirea, trebuie să verifici disponibilitatea noii denumiri. Acest lucru se poate face online pe portal-ul Registrului Comerțului sau la ghișeul instituției;
• Rezervarea denumirii: după confirmarea disponibilității, trebuie să rezervi noua denumire. Vei primi o dovadă  de rezervare a denumirii care este valabil pentru o perioadă de 30 zile.

6.2. Documente necesare

Documentele generale includ:

• Cererea de înregistrare: formular tipizat disponibil la Registrul Comerțului sau pe site-ul acestuia;
• Actul constitutiv actualizat: care reflectă noua denumire a firmei;
• Hotărârea Adunării Generale a asociaților/acționarilor privind schimbarea denumirii;
• Certificatul de rezervare a denumirii: obținut anterior de la Registrul Comerțului;
• Specimen de semnătură: dacă este necesar;
• Dovada plății taxelor: taxele de înregistrare și de publicare în Monitorul Oficial.

 

Restul pașilor necesari sunt aceeași ca la celelalte modificări ale unei firme și anume:

• Completarea și depunerea documentelor la Registrul Comerțului în regim online sau fizic

• Achitarea taxelor (taxe de înregistrare și taxa de publicare în Monitorul Oficial)

• Publicarea în Monitorul Oficial

• Eliberarea Certificatului de Înregistrare actualizat

Recomandări pentru verificarea periodică a datelor firmei la Registrul Comerțului

Menținerea datelor actualizate ale firmei la Registrul Comerțului este esențială pentru a asigura conformitatea legală și pentru a evita eventualele probleme administrative. Consultanții noștri juridici ți-au pregătit câteva recomandări pentru verificarea periodică a acestor date:

1. Stabilește un program de verificare periodică

• Frecvența verificărilor: realizează verificări trimestriale sau semestriale pentru a te asigura că toate informațiile sunt corecte și actualizate. Desemnează o persoană sau un departament specific responsabil pentru aceste verificări.

2. Revizuiește actul constitutiv

• Verificare și actualizare: asigură-te că actul constitutiv reflectă corect structura actuală a firmei, inclusiv denumirea, sediul social, obiectul de activitate, capitalul social și structura acționariatului și a echipei de management. 
• Orice modificare a actului constitutiv trebuie aprobată de Adunarea Generală a Asociaților/Acționarilor și înregistrată la Registrul Comerțului.

3. Verifică datele de identificare ale asociaților și administratorilor

• Actualizare și schimbări: asigură-te că datele personale (nume, adresă, CNP) ale asociaților și administratorilor sunt corecte și actualizate. Orice modificare în structura de management sau acționariat trebuie înregistrată la Registrul Comerțului.

4. Verifică sediul social și sediile secundare

• Adresa sediului social: verifică dacă adresa sediului social este corectă și actualizată. În cazul în care firma și-a schimbat sediul, actualizează aceste informații.
• Sediile secundare: asigură-te că toate punctele de lucru sau sediile secundare sunt înregistrate și actualizate corect.
• Valabilitatea sediului social/secundar: verifică periodic durata prevăzută în contractul de închiriere sau de comodat astfel încât să previi firma de inactivitatea fiscală. 

5. Revizuiește obiectul de activitate

• Coduri CAEN: verifică dacă toate codurile CAEN (Clasificarea Activităților din Economia Națională) pentru activitățile desfășurate de firmă sunt corecte și actualizate.
• Autorizări: asigură-te că activitățile desfășurate sunt autorizate corespunzător și că autorizațiile sunt valabile.

 

De reținut!  

Numărul codurilor CAEN din actul constitutiv trebuie să fie în număr egal cu codurile CAEN autorizate/activate la sediu social și/sau la sediul/sediile secundare și/sau terți/în afara sediilor proprii, conform Legii nr. 265/2022.

6. Verifică capitalul social

• Valoare și structură: asigură-te că valoarea capitalului social și structura acestuia sunt corect reflectate în documentele firmei.
• Actualizări: orice majorare sau reducere a capitalului social trebuie aprobată de Adunarea Generală și înregistrată la Registrul Comerțului.

7. Monitorizează Publicarea în Monitorul Oficial

• Publicații: verifică periodic Monitorul Oficial pentru a te asigura că toate hotărârile Adunării Generale sunt publicate conform cerințelor legale.
• Termene: respectă termenele legale pentru publicarea hotărârilor privind modificările în structura firmei.

8. Consultă-te cu un specialist

• Consultanță juridică: angajează un avocat sau un consultant specializat în drept comercial pentru a te asigura că toate modificările sunt efectuate corect și conform legii. Consultanții juridici din cadrul Centrului de Afaceri Expert Mind au experiență cu diverse entități juridice și te pot ajuta indiferent de speță cu actualizarea informațiilor afaceriii tale la Registrul Comerțului. 
• Revizuiri periodice: realizează revizuiri periodice cu un specialist pentru a te asigura că firma ta este în conformitate cu toate reglementările legale.

 

Urmând aceste recomandări, te vei asigura că informațiile firmei tale sunt mereu corecte și actualizate, contribuind astfel la buna desfășurare a activităților și la creșterea încrederii partenerilor și clienților în afacerea ta.

Concluzie

Prin verificarea periodică a datelor firmei și actualizarea lor corespunzătoare, poți preveni eventualele probleme legale și administrative, menținând în același timp o imagine profesională și de încredere în fața partenerilor de afaceri și a clienților.

Pentru a te asigura că toate modificările necesare sunt efectuate corect și în conformitate cu legislația în vigoare, consultanța juridică specializată poate fi de mare ajutor. Echipa de experți juridici din cadrul Centrului de Afaceri Expert Mind este pregătită să te asiste în toate aspectele legate de actualizarea informațiilor firmei tale la Registrul Comerțului. 

Contactează-ne pentru o consultanță profesională și asigură-te că afacerea ta este mereu în conformitate cu cerințele legale: 0746 080 683 sau pe adresa de e-mail juridic.is@expertmind.ro