Politica de Confidentialitate a Datelor cu Caracter Personal

Compania EXPERT-MIND S.R.L. denumita in continuare „EXPERT MIND” sau „Compania”) administrează și este proprietarul website-ului https://www.expertmind.ro/. EXPERT MIND manifestă un interes deosebit pentru domeniul prelucrării datelor cu caracter personal, având o preocupare constantă pentru îmbunătățirea proceselor interne și actualizarea mijloacelor informatice pentru a asigura o calitate superioară a activităților de prelucrare realizate, în acord cu normele legale în vigoare.

 

Această Politică de confidențialitate vă informează cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în legătură cu relația dumneavoastră în calitate de client / candidat sau persoana interesată de serviciile EXPERT MIND, având calitatea de consultant fiscal, resurse umane, contabilitate si servicii juridice și totodată, având calitatea de Operator de date cu caracter personal. De asemenea, vă rugăm să rețineți că putem prelucra datele dumneavoastră personale în alte contexte, de exemplu când vizitați site-ul nostru web sau când ne sunteți partener de afaceri pentru diverse sau servicii agreate de comun acord.

 

În ce scopuri prelucrăm datele personale?

 

Colectăm și folosim datele dumneavoastră în următoarele scopuri:

 

• Cunoașterea preferințelor dumneavoastră din punct de vedere al serviciilor pentru care suntem specializați, în vederea personalizării, daca este cazul, a ofertelor EXPERT MIND;
• Menținerea unei baze de date a clienților existenți si ai potențialilor clienți interesați de serviciile pe care le prestam și de cele dezvoltate în viitor și contactarea dumneavoastră în scopul prezentării ofertelor şi proiectelor companiei;
• Menținerea unei comunicări constante cu dumneavoastră în vederea realizării serviciilor care constituie obiect al platformei noastre web sau în cazul în care transmiteți o solicitare/sesizare în atenția noastră pentru obținerea unei oferte personalizate;
• Contactarea dumneavoastră în vederea transmiterii informărilor cu privire la ultimele noutăți legislative, obligații fiscale şi/sau cele mai bune practici în domeniile financiar-contabil, resurse umane şi juridic, dar și a vă tine la curent cu noutățile companiei noastre;
• De a vă oferi posibilitatea de a transmite în cadrul unui formular de contact o solicitare de ofertă ori altă sesizare în atenția EXPERT MIND;
• De a vă oferi posibilitatea de a solicita serviciile noastre de consultantă online în mod rapid prin intermediul soluției noastre de „Programare online”;
• Îndeplinirea, realizarea sau executarea oricăror formalități premergătoare încheierii unui contract de prestare servicii și îndeplinirea formalităților (demersurilor) necesare în vederea desfășurării acestui contract;
• Îndeplinirea cerințelor noastre de conformitate, cum ar fi cele care decurg din legile anticorupție, legile împotriva spălării banilor și alte legi privind infracțiunile economice, legile de reglementare în domeniul protecției datelor cu caracter personal, precum și cerințele de divulgare a unor date și informații privind activitatea comercială desfășurată, rezultate din legile aplicabile și dacă este cazul, codurile de auto-reglementare de conduită ca urmare a apartenenței noastre, acum sau în viitor, la diverse asociații comerciale. De asemenea, vă prelucram date cu caracter personal cerute exclusiv de lege pentru realizarea procedurilor de audit financiar – contabil si/sau pentru îndeplinirea formalităților, juridice și dacă este cazul administrative, în relație cu autorități de stat, notari publici, alți furnizori către care au fost externalizate diverse servicii cum ar fi bănci sau alte instituții de facilitare a creditelor, societăți de recuperare a creanțelor, organe judiciare sau autorități judecătorești, precum și alte autorități publice, de exemplu, Autoritatea Națională de Administrare Fiscală (ANAF).
• EXPERT MIND prelucrează datele dumneavoastră (nume, prenume, telefon, e-mail) în cadrul unui sistem informatic tip CRM pentru a înregistra istoricul interacțiunii dumneavoastră cu reprezentanții EXPERT MIND;
• Pentru realizarea unor demersuri privind încadrarea în muncă a candidaților care aplica pentru joburile deschise în cadrul companiei și pentru pregătirea acestor candidați în vederea ocupării locurilor de muncă existente sau disponibile în viitor în cadrul EXPERT MIND.

 

Ce date prelucram și temeiul legal al prelucrării?

 

Colectăm datele dumneavoastră personale în funcție de diferitele tipuri de interacțiuni pe care le aveți cu noi. Astfel de date personale includ:

• Numele și prenumele;
• Adresa de e-mail;
• Telefon de serviciu sau personal;
• Funcția si calitatea in care reprezentați organizația client;
• Semnătura indescifrabilă în contractele încheiate cu EXPERT MIND;

 

În cazul angajaților încadrați în muncă:

• Adresa de domiciliu / adresa de reședință;
• Date din actul de identitate (Carte de identitate națională sau Pașaport), inclusiv seria și numărul documentului și Codul Numeric Personal (CNP) sau PIN (Personal Identification Number);
• Informații privind starea de sănătate, în conformitate cu prevederile legii;
• Informații despre contul/conturile bancar/bancare si banca/băncile la care aveți deschis(e) contul / conturile.

 

Vă informăm că temeiul legal al prelucrării datelor susmenționate îl reprezintă art. 6 alin. 1 lit. b) și lit. c) din GDPR, respectiv pentru exercitarea unui contract la care persoana vizată (clientul persoana fizică) este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract lit. b), și pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revine operatorului lit. c).

 

Nu transmitem datele dumneavoastră cu caracter personal niciunui partener contractual (terț colaborator) în lipsa unei justificări legale în acest sens sau a consimțământului dumneavoastră expres, însă vă putem transmite informări cu privire la terții parteneri colaboratori, pentru a vă semnala existența și activitatea acestora în relație cu serviciile prestate de EXPERT MIND. Datele cu caracter personal prelucrate în acest scop sunt: adresa de mail, numărul de telefon personal, numele și prenumele.

 

Temeiul legal al prelucrării datelor susmenționate este prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. f), respectiv interesul legitim urmărit de operator sau de o parte terță de a vă informa în mod constant cu privire la activitatea și progresul proiectelor realizate, îndeplinite sau dezvoltate în viitor de EXPERT MIND.

 

Nu în ultimul rând, EXPERT MIND, prelucrează în calitate de „Operator” conform GDPR, date cu caracter personal aparținând reprezentanților clienților săi în cadrul unor evenimente precum conferințe, workshop-uri tematice sau ateliere având scop educativ sau scopuri de promovare, marketing și comercial, anunțându-vă participarea, înregistrarea sau înscrierea la acestea. Datele cu caracter personal prelucrate în acest scop sunt: numele și prenumele, adresa de mail, imaginea prin fotografiere sau filmare video, numărul de telefon personal și adresa de domiciliu (de corespondență).

 

Temeiul legal al prelucrării datelor susmenționate (în special imaginea) îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. (a), respectiv consimțământul dumneavoastră expres, acordat pentru fiecare dintre scopurile precizate.

 

Toate datele cu caracter personal și informațiile prelucrate le obținem de regulă direct de la dumneavoastră, prin completarea acestora prin formularul de Programare online disponibil în cadrul website-ului sau prin interacțiune cu pagina noastră de Linkedin, Facebook, Instagram sau orice alta pagina EXPERT MIND din cadrul unei rețele de socializare, fără a utiliza resurse public disponibile pentru a vă contacta sau pentru a stabili o relație cu dumneavoastră.

 

În eventualitatea în care primim datele dumneavoastră de contact printr-o recomandare, la data primului contact pe care îl inițiem vom confirma cu dumneavoastră interesul manifestat pentru serviciile EXPERT MIND și vom prezenta pe scurt modul în care vă prelucrăm datele cu caracter personal, solicitând-vă deopotrivă consimțământul pentru prelucrarea acestor date în scopul/scopurile declarat(e) conform prezentei Politici.

 

Unde vă transferăm datele?

 

Colaborăm cu alte organizații pentru a ne atinge scopurile si deținem mai multe companii în relație cu care desfășurăm diverse activități sau servicii care privesc direct relația dumneavoastră cu EXPERT MIND în calitate de consultanți de afaceri. Prin urmare, putem trimite datele dumneavoastră cu caracter personal parțial sau în totalitate către unii dintre partenerii noștri contractuali, cum este cazul partenerului nostru care stochează datele informatice ale EXPERT MIND. În orice moment, ne puteți solicita o listă actualizată a partenerilor contractuali care prelucrează datele dumneavoastră personale ca urmare a relației încheiate cu EXPERT MIND, la adresa de mail gdpr@expertmind.ro, iar persoana responsabilă cu preluarea solicitărilor privind prelucrarea datelor va reveni în cel mai scurt timp posibil, însă cel târziu în termen de 30 de zile de la data primirii solicitării transmise.

 

Ne asigurăm că partenerii noștri sunt companii care au sediul sau sunt reprezentate în România și nu transferă datele dumneavoastră în afara României sau a Spațiului Economic European. Totodată, ne asigurăm că partenerii noștri respectă normele Regulamentului General privind Protecția Datelor și au implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor cu caracter personal care vă aparțin.

 

De asemenea, în cazul în care ne este impus de lege, transmitem datele dumneavoastră către anumite autorități de stat care pot să solicite astfel de date si informații. Astfel, putem transmite date si informații despre dumneavoastră

• Autorităților competente de reglementare a unor domenii specifice (cum ar fi domeniul medical), auditori și alți destinatari responsabili de punerea în aplicare a normelor privind transparența, precum și legile comerciale, civile, penale și/sau legile administrative;
• Autorităților, instanțelor, părților aflate într-un litigiu, în măsura în care este necesar pentru a respecta orice lege, reglementare, proces legal sau cerere guvernamentală aplicabilă;
• Consilieri profesioniști sau auditori, cum ar fi consilieri fiscali, auditori financiari, avocați, asiguratori, bănci și alți consilieri profesioniști externi din țările în care activăm.

 

Promovarea serviciilor / proiectelor noastre este realizată prin campanii de promovare punctuale sau recurente prin intermediul paginilor companiei noastre din cardul rețelelor de socializare precum Facebook, Instagram sau după caz, LinkedIn. EXPERT MIND nu prelucrează date cu caracter personal care vă aparțin la nivelul acestor rețele. Astfel, dacă ne contactați prin funcția de mesagerie (chat) disponibilă în pagina dedicată, se va aplica Politica de confidențialitate Meta (Facebook, Instagram) sau a rețelei de socializare respective, pe care vă recomandăm să o accesați în vederea obținerii mai multor informații privind modul în care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate de aceste companii.

 

Politica de confidențialitate Facebook

Politica de confidențialitate Instagram

Politica de confidențialitate LinkedIn

 

Prelucrarea datelor candidaților

 

Pentru mai multe detalii despre modul in care EXPERT MIND prelucrează date cu caracter personal aparținând candidaților care aplica la programele companiei, va rugam sa accesați documentul Notificare de informare pentru candidați.

 

Cat timp vă prelucram datele (perioada de stocare)?

 

Datele personale referitoare la interacțiunile dumneavoastră cu noi vor fi șterse conform termenelor de retenție stabilite în cadrul Politicilor interne ale EXPERT MIND cu respectarea termenelor de retenție prevăzute de lege, în cazul în care legea stabilește astfel de limitări.

 

Unele dintre termenele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate în tabelul de mai jos și se aplică pentru toate formatele de înregistrări, adică atât pe format hârtie cât și electronic, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta Politică sau în alte acorduri punctuale încheiate cu clienții noștri.

 

DEPARTAMENT	ACTIVITATE DE PRLEUCRARE	PERIOADA DE RETENȚIE
NOTIFICĂRI TRANSMISE DE CĂTRE EXPERT MIND	Notificări transmise de EXPERT MIND direct sau prin intermediul partenerilor săi contractuali (facturi, înștiințări de neplată, etc.)	3 ani de la data transmiterii fiecărei notificări
RELAȚII CU FURNIZORI SAU COLABORATORI	Contracte cadru furnizare de servicii încheiate de companie cu clienții săi (persoane juridice)	10 ani de la data încetării contractului
RELAȚII CU PARTENERII CONTRACTUALI IN GENERAL	Contracte de prestări servicii încheiate de companie cu colaboratorii săi în calitate de consultanți (persoane juridice)	10 ani de la data încetării contractului
RELAȚII CU REPREZENTANȚII PARTENERILOR CONTRACTUALI	Cărțile de vizită colectate în cadrul evenimentelor organizate	1 an de la data primirii cărții de vizită, în cazul în care contractul nu mai este valabil sau nu au fost utilizate datele înscrise
RELAȚII DE AFACERI (B2B)	Date personale, precum: numele, funcția și datele de contact ale reprezentanților companiilor cu care colaborăm	Până la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive

Sesizări, întrebări si reclamații

 

În funcție de situație, aveți anumite drepturi cu privire la datele dumneavoastră personale. Aveți dreptul să:

• Solicitați acces la datele dumneavoastră personale;
• Solicitați rectificarea datelor dumneavoastră personale;
• Solicitați ștergerea datelor dumneavoastră personale;
• Solicitați restricționarea procesării datelor dumneavoastră personale;
• Solicitați portabilitatea datelor, în măsura în care sunt întrunite condițiile portabilității datelor personale;
• Dreptul de a nu fi supus/supusă unui proces automat de decizie sau realizare unor activități de creare de profiluri;
• Obiectați cu privire la o activitate de prelucrare a datelor pentru motive specifice situației dumneavoastră;
• Dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.)
• Puteți exercita aceste drepturi online utilizând adresa de mail a responsabilului nostru cu protecția datelor privind prelucrarea datelor personale: gdpr@expertmind.ro.

 

Informațiile Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30
Sector 1, cod poștal 010336
București, România

Website: https://www.dataprotection.ro/

 

Informații suplimentare pentru situații specifice

Datele dumneavoastră personale sunt solicitate în scopul realizării interacțiunii respective cu dumneavoastră, astfel cum este stabilită prin formularului de contact de pe website, prin transmiterea unui mail direct sau telefon. Dacă nu ne furnizați datele dumneavoastră personale nu vă putem transmite oferte personalizate, informații despre proiectele noastre viitoare, despre stadiul de edificare al acestora sau nu putem stabili o comunicare continuă cu dumneavoastră.

 

Modificări ale acestei declarații de protecție a datelor

Deoarece colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră se pot schimba în timp, vă rugăm să mențineți datele de profil actualizate, sau să ne solicitați actualizarea acestora, ori de câte ori intervin schimbări, pentru a reflecta întotdeauna corect practicile noastre de prelucrare a datelor.

 

Vă recomandăm să revizuiți din când în când prezenta Politică de confidențialitate pe care o putem modifica oricând, în măsura în care au intervenit schimbări legislative sau dacă au intervenit schimbări în activitatea noastră de business.

 

Operatorul datelor cu caracter personal și informații de Contact

Operatorul și entitatea responsabilă pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este:

Societatea EXPERT-MIND S.R.L.

Adresa sediului social: Iași, Sos. Nicolina nr. 10, Clădirea Moldotrans, Județul Iași

Ne puteți contacta prin:

E-mail: gdpr@expertmind.ro

Prin poștă la adresa de mai sus.

 

 

© EXPERT MIND – Ultima versiune: martie 2024