Cum mă pregătesc pentru un control ITM?

Iată că acesta poate fi gestionat cu un „expert” alături

În orice companie, indiferent de domeniul ei de activitate, odată la ceva timp îi va trece pragul un inspector din cadrul instituțiilor de control precum ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă) pentru se asigura ca toate demersurile decurg corect și sunt în conformitate cu legislația în vigoare.

Inițial un astfel de control îi poate speria puțin pe majoritatea antreprenorilor care nu au mai fost puși în situația aceasta. Totuși, ce ai spune dacă ai avea un ajutor de nădejde, un expert în resurse umane alături, care te poate ajuta în astfel de cazuri?

Consultanții Expert Mind sunt mereu la curent cu modificările fiscale în continuă schimbare și te pot ajuta  să faci cea mai bună alegere pentru afacerea ta prin procedee de pregătire pentru un eventual control ITM, precum asistență la control și consultanță de specialitate:

  • audit HR (ReVisal, dosare personale, salarii și taxe salariale);
  • pregătire dosare pentru control ITM/AJOFM/CASS;
  • declararea veniturilor salariale (muncă remote pentru angajatorii din afara României);
  • analiza contextului companiei și îndrumare în demersuri pentru a munci în legalitate atât în România, cât și în afara țării, prin formalități precum: formularul A1, avize de muncă, NIF-uri, alte formalități necesare pentru ITM/AJOFM/CASS/CNPP/ANAF/IGI;
  • integrăm și centralizăm informații precum: documente de gestiune de personal și salarizare, raportare Revisal către ITM, declarații și rapoarte pentru instituțiile statului și management.

 

Tipurile de control ITM

Controlul efectuat din partea ITM urmărește în principal două aspecte:

  1. Verificarea aplicării și respectării prevederilor legale.
  2. Prevenirea abaterilor de la respectarea legislației în materie de: relații de muncă, securitate și sănătate în muncă, protecția salariaților ce lucrează în condiții speciale.

Plecând de la acest scop, controlul poate fi:

  1. Control de fond – au de regulă o durată mai mare de timp, se pot extinde și pe activitatea anilor anteriori și în cadrul acestuia se verifică modul în care angajatorii pun în aplicare legislația în materie, iar unde este cazul, prevederile contractelor colective de muncă.
  2. Control tematic – când în anumite domenii de activitate se verifică, de obicei într-un timp scurt, aplicarea prevederilor legislative specifice domeniului sau temei de control, spre exemplu: respectarea prevederilor SARS-CoV-2, respectarea maternității la locul de muncă, legalitatea folosirii muncii zilierilor, s.a..
  3. Control de campanie – prin acțiuni planificate ale ITM, inspectorii se deplasează la sediile și punctele de lucru ale angajatorilor pentru a verifica dacă se muncește cu forme legale, se respectă timpul de repaus, se aplică măsuri de protecție pentru salariații expuși la temperaturi extreme, pentru munca prestată, dacă salariații sunt remunerați, s.a.

 

Documentele de verificat în cadrul unui control ITM

De obicei, sunt verificate în timpul unui control următoarele documente:

  1. Evidența orelor la muncă (condica de prezență la locul muncii, pontaje, tahografele pentru firmele de transport) – completată la zi, existentă la sediu/fiecare punct de lucru; aceasta se poate ține și în format electronic (prin sistem electronic de pontare, dacă există în societate un astfel de sistem, și care redă ora de intrare/ieșire din tură, pauzele luate și numărul total de ore lucrate de salariat pe zi/lună);
  2. Copie după contractul de muncă al salariatului la locul muncii (exemplu: sediul este în zona Copou, Iași, iar punctul de lucru este în centrul Iașiului, pe un șantier/autovehicul, în acest caz, existența documentelor se verifică la punctul de lucru/pe șantier/autovehicul);
  3. Regulamentul Intern;
  4. Dovada inițierii negocierii colective ori Contractul Colectiv de Muncă, dacă este cazul (societăți cu peste 10 de salariați);
  5. Registrul Unic de Control la sediul/punctul de lucru al unității;
  6. Dovada plății salariilor (atât sumele nete rezultate pe statele de plată, cât și a indemnizațiilor de delegare pentru salariații detașați/delegați) prin: statele de plată semnate, extrasele de cont pentru viramentele bancare, fluturașii semnați, ordinele de deplasare semnate, ș.a.;
  7. Situația concediilor de odihnă efectuate/planificate;
  8. Evaluarea salariaților la 31.12.20NN;
  9. Avizele medicale de la angajare/control periodic eliberate de medicul de medicină a muncii;
  10. Acordurile de delegare/detașare pentru salariații aflați în această situație și/sau ordinele de deplasare ale acestora;
  11. Completitudinea documentelor și existența semnăturilor pe documentele din dosarele de personal  salariați activi și încetați.
  12. Orice alte documente din care reiese punerea în aplicare a prevederilor legislative și respectarea drepturilor salariaților.

 

Control prin înștiințarea prealabilă a angajatorului și inopinat, fără anunț înainte

Inspectorii ITM pot veni în control prin înștiințarea prealabilă a angajatorului, dar și inopinat, fără a-l anunța înainte pe acesta. În cazul în care controlul are loc inopinat (la sediul/punctul de lucru al societății dumneavoastră), de regulă se solicită:

1. Unul sau mai mulți salariați vor putea fi puși să dea o declarație pe propria răspundere prin care li se vor solicita următoarele informații:

a. data de angajare/prima zi de lucru,
b. norma de lucru;
c. programul de lucru,
d. salariul brut și net, precum și dacă primesc alte sume de la angajator și ce reprezintă acestea,
e. numărul de ore suplimentare și/sau de noapte pe care le realizează;

Prin urmare, informează-ți angajații de acest lucru pentru că de multe ori din emoție aceștia pot furniza date greșite și atunci angajatorul trebuie să infirme o declarație a angajatului și de asemenea afișează programul de lucru al entității și declară-l la primărie.

2. Evidența orelor de muncă, completată la zi (condică, pontaj);
3. Copie după contractul de muncă al salariatului la locul muncii, în situația în care originalul este la sediu/altă locație;
4. Dacă sunt persoane la interviu/străine/fără contract individual de muncă activ va trebui justificată prezența acestora astfel încât să nu fie considerați „oameni la negru”, ideal ar fi să poarte asupra lor un ecuson care să reflecte situația acestora.

Atragem atenția că pentru verificarea aptitudinilor salariatului, la încheierea contractului individual de muncă se poate stabili o perioadă de probă, așadar cei prezenți la locul de muncă vor avea contracte individuale de muncă încheiate în formă fizică, semnate și înregistrate pe platforma REGES.

Sancțiuni în cazul unui control ITM

Enumerăm cazurile prevăzute în Legea  53/2003 – Codul Muncii, art. 260, lit. e),  pentru care amenda este de 20.000 lei pentru fiecare persoană astfel identificată, dar fără a se depăși cumulat 200.000 lei:

  1. primirea la muncă a uneia sau a mai multor persoane fără încheierea unui contract individual de muncă;
  2. primirea la muncă a uneia sau a mai multor persoane fără transmiterea elementelor contractului individual de muncă în ReViSal cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii;
  3. primirea la muncă a unuia sau a mai multor salariaţi în perioada în care acesta/aceştia are/au contractul individual de muncă suspendat (ex.: șomaj tehnic, creștere copil, cu acordul părților, nemotivat);
  4. primirea la muncă a unuia sau a mai multor salariaţi în afara programului de lucru stabilit în cadrul contractelor individuale de muncă cu timp parţial (exemplu: programul este de la 10.00 la 14.00, însă salariatul este la muncă și la 15.30, adică în afara programului de muncă și nu au agreat anterior, prin act adițional, modificarea programului).

 

Recomandări în cazul unul control ITM

Așadar când vei avea de-a face cu astfel de controale, este bine să ții cont de următoarele 5 recomandări de la experții noștri în resurse umane pentru a te asigura că totul în afacerea ta va continua să meargă conform planului:

1. Cunoașterea și respectarea legislației

Asigură-te că angajații tăi cunosc și respectă legislația în vigoare și toate prevederile legale referitoare la relațiile de muncă, asigurările sociale și alte domenii relevante pentru control. În acest caz, noi te putem ajuta cu asistență la controlul ITM și consultanță HR de specialitate.

Trebuie să te asiguri că toate cerințele specifice impuse de ITM, AJOFM și CASS în ceea ce privește relația cu angajații, documentele necesare, evidența muncii sau alte aspecte de acest tip sunt explicate și cunoscute pe înțelesul întregii echipe pentru a nu putea lua pe nimeni prin surprindere în cazul unui eventual control.

Spre exemplu, în cazul unui control ITM, trebuie să cunoști și să respecți anumite aspecte și procedee de lucru. Printre cele mai importante aspecte de care trebuie să ții cont atât tu, cât și angajații tăi, este ca programul declarat la primărie și afișat pe ușa companiei tale să fie întotdeauna acoperit de către salariații activi.

De asemenea, trebuie să te asiguri că toate statele de salarii sunt semnate de către angajați și că toți își cunosc salariul net deoarece atunci când ITM va veni în control va înmâna fiecărui salariat, care este la lucru, o declarație care trebuie completată, din care trebuie să reiasă salariu net, timpul de lucru și zilele în care lucrează acesta.

2. Documentația corectă și completă – audit HR

Pentru a te asigura că ai toate documentele corecte și complete, trebuie să verifici și să actualizezi regulat toate documentele și evidențele relevante, cum ar fi contractele de muncă, fișele de pontaj sau rapoartele de concedii medicale. În astfel de situații, consultanții Centrului de Afaceri Expert Mind îți pot veni în ajutor cu un audit HR (în resurse umane) pentru a te asigura ca toată documentația firmei tale este în regulă.

3. Formarea și informarea angajaților

Asigură-te întotdeauna că angajații sunt bine informați și pregătiți în ceea ce privește legislația muncii și a asigurărilor sociale și, de asemenea, că sunt în măsură să respecte cerințele legale în activitatea lor de zi cu zi din cadrul companiei.

4. Testarea periodică internă și a conformității

Un alt procedeu important este ca periodic să se efectueze verificări regulate interne pentru a se asigura conformitatea continuă cu legislația în vigoare. De asemenea, trebuie să te asiguri că eventualele erori sunt corectate înainte de un control oficial.

5. Reacția rapidă și corectarea problemelor

În cazul în care sunt identificate neconformități în timpul controlului, acționează rapid pentru a le corecta și pentru a evita sancțiuni sau alte consecințe negative.

Concluzie

Respectarea recomandărilor de mai sus și menținerea unui angajament constant față de legile în vigoare pot contribui semnificativ la evitarea sancțiunilor și la obținerea unui control fără amenzi în cazul unei inspecții de la o instituție precum ITM.

De asemenea, pentru respectarea măsurilor de securitate și sănătate în muncă, prevenire și stingere a incendiilor și a situațiilor de urgență, îți recomandăm să iei legătura cu un prestator specializat. Dacă încă nu ai încheiat un contract de prestări servicii în acest sens, te putem  redirecționa către unul dintre partenerii noștri specializați în acest sens.

În cadrul Centrului de Afaceri Expert Mind avem o echipă de experți  specializați în resurse umane și legislația muncii, care îți pot oferi asistență și consultanță de specialitate și îți pot reprezenta afacerea în cazul controalelor ITM, garantând zero amenzi dacă toate recomandările experților noștri sunt respectate.

Îți vom oferi sfaturi și soluții optime pentru a putea lua cea mai bună decizie pentru afacerea ta și, în același timp, îți asigurăm confidențialitatea informațiilor și securitatea datelor.

Ai nevoie de un expert în resurse umane? Accesează site-ul nostru și află mai multe detalii: https://www.expertmind.ro/campanii/control-anaf-itm-iasi/