Fie că vorbim de afaceri sau orice alt domeniu, în orice relație vorbim despre încredere, iar cheia unui parteneriat de succes și transparent din toate punctele de vedere este un contract comercial bine negociat și realizat corect. De aceea, trebuie să te asiguri că ai un cadru personalizat și securizat înainte de a lega un nou parteneriat pentru că este un câștig pe termen lung pentru ambele părți implicate în acest proces.

Pentru a avea o colaborare corectă și eficientă, ai nevoie de un contract comercial pe măsură, realizat ca la carte de specialiștii juridici. Aceștia au experiență în astfel de domenii și știu cel mai bine ce clauze pot fi sau nu în avantajul tău. 

Atunci când acest document esențial lipsește sau este superficial întocmit, consecințele pot fi devastatoare pentru părțile implicate. Un contract defectuos poate duce la conflicte juridice costisitoare, pierderi financiare semnificative și deteriorarea relațiilor comerciale. În plus, poate lăsa afacerea vulnerabilă în fața riscurilor neprevăzute și poate compromite capacitatea de a-ți proteja interesele și drepturile. Astfel, asigurarea unui contract comercial solid și bine pus la punct este crucială pentru stabilitatea și succesul pe termen lung al oricărei afaceri.

În acest articol vom aborda care sunt avantajele unui contract comercial bine întocmit, dar vom descoperi și care sunt riscurile unui contract comercial lacunar, totul din punctul de vedere al consultanților juridici din cadrul Centrului de Afaceri Expert Mind.

A. Avantajele unui contract comercial bine pus la punct

Cum trebuie să fie structurat un contract comercial

Structura ideală a unui contract comercial are 14 secțiuni, astfel:

I. Părțile contractante

Această parte cuprinde informațiile esențiale despre entitățile care încheie contractul, precum:

1.Denumirea Părților Contractante

  • Numele sau denumirea companiei: denumirea completă și corectă a persoanelor juridice sau numele persoanelor fizice care încheie contractul.

 

2. Datele de Identificare

  • Pentru persoane juridice se trec mai multe informații relevante despre companie,  precum:
    • Denumirea completă a firmei.
    • Sediul social: adresa completă a sediului social.
    • Codul Unic de Înregistrare (CUI) sau Codul Fiscal.
    • Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului.
    • Reprezentant legal: numele și funcția persoanei care semnează contractul în numele firmei.
  • Pentru persoane fizice se trec doar informațiile de mai jos:
    • Numele complet.
    • Adresa de domiciliu.
    • CNP (Cod Numeric Personal) sau echivalentul pentru cetățenii străini.
    • Numărul actului de identitate (CI, BI, pașaport, etc.).

 

3. Date de Contact

  • Număr de telefon.
  • Adresă de email.
  • Alte detalii de contact relevante (fax, etc.).

 

4. Rolurile Părților Contractante

  • În această secțiune se trece rolul specific al fiecărei părți din contract (de exemplu: furnizor, beneficiar, vânzător, cumpărător etc.).

 

5. Alte informații relevante

  • Cod IBAN și Banca: dacă este relevant pentru plăți.
  • Detalii despre înregistrarea în alte registre relevante, dacă este cazul.

De asemenea, în cazul în care contractul este internațional, este posibil să fie nevoie de informații suplimentare, cum ar fi codurile fiscale internaționale sau alte date specifice reglementărilor din țările respective. Toate informațiile trebuie verificate pentru corectitudine, deoarece orice eroare în datele de identificare poate duce la probleme legale. De aceea este important să apelezi la un consultant juridic, cu ajutorul căruia poți preveni eventualele erori în contractele comerciale. 

II. Obiectul contractului 

În această secțiune trebuie să fie trecut cât mai explicit obiectul contractului (spre exemplu: vânzarea-cumpărarea de x produse/servicii), iar descrierea trebuie să fie amplă pentru a reduce din ambiguități.

III. Durata contractului

Aici se specifică detaliile referitoare la perioada de valabilitate a contractului și condițiile legate de începerea și finalizarea acestuia, precum:

  • Data de începere a contractului
  • Durata contractului: perioada exactă a contractului: poate fi exprimată în luni, ani sau specificată printr-un termen fix (de exemplu, „contractul este valabil pentru o perioadă de 1 an de la data semnării”).
  • Data de încetare a contractului: termenul până la care contractul este valabil (de exemplu, „contractul este valabil pentru o perioadă de 3 ani de la data semnării”).
  • Condiții de Prelungire
  • Clauze de prelungire automată
  • Procedura de reînnoire
  • Condiții de Încetare – prin ajungere la termen sau îndeplinirea obiectului contractului
  • Rezilierea înainte de termen – prin acordul de voință a părților și încheierea unui Act Adițional în aceste sens
  • Încetarea pentru neîndeplinirea obligațiilor  (rezilierea și/sau denunțarea unilaterală)

 

Cum poți  gestiona valabilitatea contractului

Persoana care semnează contractul trebuie să fie administratorul sau o persoană  împuternicită, mandatată cu drept de semnătură.

Livrarea/primirea documentelor ce se vor anexa contractului este absolut necesară pentru prestator pentru a putea proceda la întocmirea acestuia.

De asemenea, atunci când contractul nu este întocmit de tine, ci este pus la dispoziție de către colaborator, se analizează clauzele contractuale în amănunt, pentru a anticipa orice problemă juridică ce ar putea decurge din modul de desfășurare al acestuia, astfel încât se vor decide clauzele ce necesită a fi negociate pentru a se încheia un contract echitabil pentru ambele părți.

IV. Modalități de plată 

În această parte se trec date despre: moneda, scadența facturii, data emiterii acesteia, modalitatea de plată avans/tranșe/integral, prin OP, bilet la ordin etc.

Cum poți fi protejat din punct de vedere al plății

Plata serviciilor se va face conform articolelor menționate în cuprinsul contractului, recomandăm solicitarea unui avans (în funcție de natura contractului). 

De asemenea este indicat să se aplice penalități de întârziere la plată într-un cuantum semnificativ, astfel încât beneficiarul să se simtă constrâns de valoarea acestora și să evite cu orice preț plata după scadența facturilor, evitând implicit și plata penalităților de întârziere.

V. Drepturile și obligațiile părților

Într-o astfel de secțiune se includ toate drepturile și responsabilitățile fiecărei părți implicate în contract. Aceasta este una dintre cele mai importante secțiuni ale contractului, deoarece definește clar ce este așteptat de la fiecare parte și ce poate solicita fiecare parte.

VI. Confidențialitatea

Secțiunea de confidențialitate dintr-un contract definește modul în care informațiile sensibile și confidențiale partajate între părți vor fi tratate și protejate. Această secțiune este crucială pentru a proteja interesele comerciale și pentru a preveni divulgarea neautorizată a informațiilor esențiale. De asemenea, tot în această secțiune se specifică ce informații pot fi divulgate și în ce condiții fără a se considera încălcarea clauzei de confidențialitate.

VII. Drepturile de autor

În cazul în care este necesară și inserarea acestei secțiuni legată de drepturi de autor, aici se stabilește clar cine deține drepturile de autor asupra lucrărilor create și cum pot fi acestea utilizate. Această secțiune este importantă pentru a evita conflictele legate de proprietatea intelectuală și pentru a defini drepturile și obligațiile părților în legătură cu creațiile protejate prin drepturi de autor (exemplu: pentru lucrări de design, texte de la copywriter, coduri IT etc.)

VIII. Răspunderea contractuală (penalități, Clauza penală)

Aici se detaliază consecințele pentru neîndeplinirea obligațiilor contractuale sau îndeplinirea necorespunzătoare a acestora și se specifică daunele interese care pot fi solicitate în cazul încălcării contractului. 

Această secțiune este esențială pentru a vă asigura că părțile implicate sunt conștiente de întinderea responsabilităților lor și de cuantumul penalităților aferente în cazul în care nu își respectă angajamentele, precum și dacă societatea este răspunzătoare în solidar cu o altă persoană (ex: semnatarul contractului).

IX. Garanții

În această secțiune se specifică promisiunile și asigurările făcute de părți referitoare la performanța, calitatea și legalitatea produselor sau serviciilor furnizate. De asemenea, aici se detaliază tipurile de garanții oferite și limitele acestora.

X. Forța majoră

În secțiunea „Forță majoră” dintr-un contract se detaliază circumstanțele în care părțile sunt scutite de îndeplinirea obligațiilor contractuale din cauza unor evenimente externe și imprevizibile. Aceasta este esențială pentru a clarifica modul în care vor fi gestionate evenimentele de forță majoră și pentru a proteja părțile de consecințele neîndeplinirii contractului din motive care nu țin de controlul lor.

XI. GDPR

Secțiunea GDPR (Regulamentul General privind Protecția Datelor) dintr-un contract comercial este crucială pentru a asigura conformitatea cu legislația europeană privind protecția datelor. Aici se detaliază modul în care părțile vor colecta, utiliza, stoca și proteja datele cu caracter personal.

XII. Dispoziții Finale (notificări, litigii)

Această secțiune include prevederi generale care guvernează întregul acord și care asigură claritatea și aplicabilitatea contractului. Aceste dispoziții acoperă aspecte esențiale pentru interpretarea și implementarea contractului, precum și pentru soluționarea eventualelor dispute. 

Care sunt clauzele esențiale de care trebuie să ții cont într-un contract comercial

Cele mai importante clauze care trebuie incluse într-un contract comercial sunt următoarele:

Termenii de livrare 

Aceștia trebuie să fie indicați în mod expres fără a lăsa loc de interpretări.

Documentele solicitate 

Cele care sunt solicitate beneficiarului trebuie să fie cu titlu obligatoriu, iar în caz contrar executarea culpabilă a contractului va fi în sarcina Beneficiarului, Prestatorul fiind exonerat de orice culpă ca urmare a îndeplinirii obligațiilor contractuale în mod defectuos pentru că nu a avut la dispoziție planul instalațiilor, spre exemplu.

Modalitatea de plată 

Aceasta trebuie să fie menționată fără a putea fi interpretabilă. Data emiterii facturii, data scadenței, moneda, contul în care se face plata etc.

De asemenea, trebuie să existe o clauză penală prin care să se prevadă plata de daune, interese în cazul în care intervin anumite aspecte (exemplu: beneficiarul renunță la contract după semnarea contractului, însă prestatorul a început deja executarea obligațiilor contractuale. În acest caz, se va reține avansul).

Modalități de încetare a contractului 

Este important să poți ieși dintr-un contract dezavantajos fără să îți fie atrasă răspunderea sau plata unor despăgubiri. 

Cum ar trebui să abordeze un antreprenor renegocierea unui contract cu un client vechi

Fiecare solicitare este diferită, proiectul în sine este diferit și este absolut normal ca negocierile să fie punctuale pentru fiecare comandă în parte făcându-se o ofertă pe care părțile sunt libere să o negocieze. În funcție de solicitare, termenii contractuali vor suferi modificări astfel încât să se plieze pe specificul solicitării și să aducă un plus în ceea ce privește solicitarea în cauză.

Care sunt diferențele legale esențiale între contractele de colaborare naționale și internaționale

Principiul de bază este același ca și la contractele naționale, respectarea condițiilor contractuale și în mod imperativ întocmirea contractului în sistem bilingv. Totuși, trebuie indicată competența teritorială a instanței unde se va judeca litigiul în caz de nerezolvare a acestuia pe cale amiabilă.

Cum poate cineva să se asigure că deține clauze de confidențialitate solide și aplicabile

Confidențialitatea în contract se va indica sub formă de clauză sau separat, ca anexă la contract ca NDA. Acestea cuprind în mod obligatoriu pentru validitatea lor: care sunt aspectele care sunt considerate ca fiind confidențiale, perioada respectării clauzei, precum și repercusiunile juridice ale încălcării înțelegerii, care de obicei iau forma despăgubirilor pentru prejudiciile cauzate.

Care sunt măsurile legale în gestionarea conflictelor care pot apărea pe parcursul unui proiect

Întotdeauna rezolvarea eventualelor neînțelegeri se va încerca să se soluționeze în prealabil pe cale amiabilă, dar dacă acest lucru nu are succes, indiferent cât de mult ne dorim să nu ajungem în instanță, va trebui să apelăm la instanța competentă material și teritorial, deoarece cu toții ne desfășurăm activitatea cu dorința ca înțelegerile realizate prin încheierea contractelor să fie respectate.

Când este valid un contract semnat online

Pentru a putea evita orice neplăcere, contractul trebuie să fie semnat pe fiecare pagină. Astfel, vom evita orice posibilă situație de a putea modifica articole, clauze sau înlocuire a paginilor. În varianta de a se semna online, trebuie utilizată o semnătură electronică valabilă, astfel contractul va fi criptat în totalitate (acesta neputând fi modificat ulterior). Dacă varianta electronică nu va putea fi posibilă, recomandăm ca transmiterea contractului să se efectueze via email sau chiar poștă fizică, cu transmitere înapoi în variantă cu semnătură olografă, de asemenea, pe fiecare pagină.

Ce soluții sunt atunci când un contract expiră, dar proiectul este încă în desfășurare

Pentru orice situație care apare pe parcursul unei colaborări se poate încheia un Act Adițional (*AA) la contractul în vigoare și se precizează acolo despre aspectele care intervin ca modificare față de debutul colaborării. În principiu, durata contractului va fi prevăzută cu un termen fix, cu prelungire automată de perioade egale succesive, atât timp cât niciuna dintre părțile contractante nu solicită rezilierea acestuia înainte de ajungerea la termen sau se poate opta pentru încheierea contractului până la îndeplinirea efectivă a tuturor obligațiilor contractuale.

B. Riscurile legale cele mai frecvente într-un contract și cum pot fi evitate acestea

Riscurile sunt cele referitoare la neîndeplinirea termenelor de livrare. Aici recomandăm să fie termene reale și realizabile pentru a nu ajunge la situația neîndeplinirii sau îndeplinirii defectuoase a obligațiilor contractuale.

Spre exemplu, în cazul unor designeri sau arhitecți, un alt risc ar fi să nu se țină cont de planurile instalațiilor sau ale lucrărilor de rezistență, iar designul să fie realizat într-un mod în care se pot aduce prejudicii beneficiarului. 

Noi recomandăm studierea cu atenție a imobilului și a tuturor documentelor puse la dispoziție de beneficiar, iar acesta din urmă să își asume că documentele furnizate sunt conforme astfel încât să nu existe neconcordanțe la măsurători etc.

De asemenea, riscurile unui contract comercial lacunar pot afecta în mod negativ atât operațiunile afacerii, cât și relațiile cu partenerii de business.  Printre riscurile principale se numără:

  1. Conflicte și litigii:
    • Dispute contractuale: erorile sau ambiguitățile în contract pot duce la neînțelegeri între părți, ceea ce poate conduce la dispute și litigii costisitoare.
    • Costuri legale: apelarea la instanțe pentru a rezolva aceste conflicte poate genera costuri legale semnificative.
  2. Pierderi financiare:
    • Despăgubiri: dacă una dintre părți suferă pierderi din cauza unui contract întocmit deficitar, poate solicita despăgubiri.
    • Penalități: neîndeplinirea condițiilor contractuale din cauza unor erori poate duce la aplicarea de penalități financiare.
  3. Deteriorarea relațiilor de afaceri:
    • Pierderea încrederii: clauzele ambigue în contracte pot duce la pierderea încrederii partenerilor de afaceri, afectând relațiile comerciale pe termen lung.
    • Încheierea contractului înainte de termen: în anumite cazuri, lipsa negocierii clauzelor sau neînțelegerea pe deplin a acestora pot duce la rezilierea contractului.
  4. Probleme operaționale:
    • Întârzieri: erorile în specificațiile tehnice sau de livrare pot provoca întârzieri în realizarea proiectelor.
    • Neîndeplinirea obligațiilor: erorile pot duce la incapacitatea de a îndeplini obligațiile asumate, afectând astfel fluxul de lucru.
  5. Risc reputațional:
    • Imagine negativă: litigiile sau nerespectarea obligațiilor contractuale pot afecta negativ imaginea publică a companiei.
  6. Complicații juridice:
    • Încălcarea legii: un contract lacunar poate încălca reglementările legale, ceea ce poate atrage sancțiuni din partea autorităților.
    • Validitatea contractului: anumite erori pot pune sub semnul întrebării validitatea contractului în întregime.

 

Tips & tricks

Pentru a fi sigur că faci alegerile corecte atunci când ai de semnat un contract comercial, ți-am pregătit o listă de Tips & tricks după care să te ghidezi:

  • Semnează NDA pentru orice început de colaborare – în ambele sensuri!
  • Verifică integritatea colaboratorului – indiferent că ești beneficiar sau prestator de servicii!
  • Asigură-te cu un contract prin care îți poți recupera creanțele!
  • Nu este necesar un abonament juridic, ci poți apela la profesioniști one time chiar și pentru o simplă opinie/validare!
  • Asigură-te că te-ai aliniat la nivel perceptual cu clientul și că la dorințele acestuia se pot atașa anexe/acte adiționale la contract!
  • Creează-ți drafturi clare de contracte și modalități de colaborare!
  • Apelează la traducători acolo unde situația o cere! Indiferent de naționalitate, alege soluțiile potrivite: de colaborare și de siguranță pe termen mediu și lung!
  • Noi te putem ajuta cu securizarea know-how-ului și a inputului pe care le vei insera odată cu fiecare lucrare!

 

Concluzie

Așadar, de fiecare dată când ai probleme cu un partener de afaceri, contractul comercial te poate salva de la a pierde timp și bani. Pentru a fi sigur că nu întâmpini probleme legale în cazul contractelor comerciale, este recomandat să alegi un consultant juridic cu experiență corelată și din ariile conexe: să nu se analizeze doar dintr-un singur unghi. 

La Centrul de Afaceri Expert Mind analizăm toate litigiile la o optică de 360 de grade și avem profesioniști specializați în arii diverse precum contabilitate, resurse umane și consultanță fiscală, care te pot ajuta cu orice provocare. 

Ai nevoie de ajutor cu un contract comercial? Contactează-ne la 0746079765 sau pe adresa de e-mail comercial@expertmind.ro, iar unul dintre consultanții noștri va reveni în cel mai scurt timp către tine.